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転職の応募・面接日程調整メールの書き方｜そのまま使える例文とマナー

サイト管理人

転職1回・転職活動3回を経験。実体験をもとに情報をお届けします。

① メールの基本｜件名・宛名・署名・返信の早さ

まず、どのメールにも共通する基本を整理します。細かい決まりよりも、相手が一目で内容をつかめて、手間をかけずに返信できることを意識すると、大きく外れにくくなります。

メールを送る前に、宛先のアドレス、宛名の会社名・担当者名、日付と曜日、添付ファイルの有無を確認する習慣をつけておくと、誤りを減らせます。特に日付と曜日の組み合わせは間違えやすいため、カレンダーで見比べてください。

なお、転職活動で使うメールアドレスは、現在の勤務先のアドレスではなく、個人のアドレスにするのが一般的です。勤務先のメールは会社の管理下にあるため、転職活動の連絡には向かないと言われています。転職活動中は、迷惑メールフォルダに企業からの返信が入っていないかも、ときどき確認すると安心です。

② 応募メール（書類を送るとき）の書き方と例文

求人サイトの応募フォームから応募する場合は、メールを書く場面が少ないこともあります。ここでは、企業のメールアドレス宛てに、履歴書や職務経歴書を添付して送るときの例を示します。書類そのものの書き方は、履歴書と職務経歴書の違いや職務経歴書の書き方の基本で扱っているため、ここではメールの形に絞ります。

応募メールで気をつけたい点は、次のとおりです。

書類に書く内容と、個人情報の考え方

厚生労働省の「公正な採用選考の基本」には、応募用紙は適性・能力と関係のない事項を含めないようにすることや、本籍・出生地、家族に関すること、住宅状況、生活環境・家庭環境などの「本人に責任のない事項」を、応募書類や面接で把握しないようにすることが示されています。また、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報の収集は、職業安定法第5条の5などにより、原則として認められないとされています。

こうした考え方は、企業側に向けたものです。応募する側としては、メールの本文や署名に、応募に関係のない個人的な事情まで書き添える必要は、一般にないとされています。企業から書類やメールで尋ねられた内容についても、どこまで答えるかはご自身で考えてよい事柄です。個別の判断に迷うときは、最寄りのハローワークや都道府県労働局に相談できます。面接の内容を含めた公正な採用選考の考え方は、Web面接のコツでも触れています。

③ 面接の日程調整メールの書き方と例文

書類選考を通過すると、企業から面接の候補日時が案内されます。ここでの返信は、候補の中から選んで、一度で確定できる形にすると、やりとりの往復が減ります。

候補日から選んで返信するとき

提示された候補日が合わないとき

提示された日程がすべて難しいときは、先に断りと、代わりの候補日を3つほどまとめて伝えるのが一般的です。「いつでもよいです」とだけ書くと、相手が調整しづらくなります。

日程調整のときに、次の点も押さえておくと安心です。

• 日付・曜日・時間を復唱する：確定した日程は、返信の最後にもう一度書くと、お互いの認識違いを防げます
• 移動時間を見込む：複数社の面接が重なるときは、前後の予定との間に余裕をもたせます。対面かWebかも、案内に書かれているか確認します
• 面接の形式と場所を確かめる：オンライン面接の場合は、使うツールや入室の方法を確認します（Web面接のコツ）。服装の案内が「私服でも可」などと書かれているときの考え方は、面接での服装・身だしなみの基本にあります
• 確定の連絡が来たら、短く返す：「承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします。」のように、受け取った旨を伝えると、相手が安心します

④ 日程変更・遅刻のお願いの書き方

一度決めた面接の日程を変えることは、できれば避けたいものです。ただ、現職の急な業務や体調不良など、やむを得ない事情が出る場合もあります。その場合は、分かった時点でなるべく早く、先方の負担を考えて連絡することが、一般的なマナーとされています。

厚生労働省の公表情報の範囲では、ハローワーク経由の応募で面接の日程を企業とやりとりする際の細かな決まりは確認できませんでした。ハローワークで紹介状を受けた場合は、担当の窓口に相談すると、進め方を教えてもらえます。

日程変更をお願いするメール

日程の変更を何度もお願いするのは、相手の印象に響く場合もあると言われます。どうしても複数回の変更が必要になりそうなときは、最初の連絡の時点で、都合のつきやすい日時の範囲も添えておくと、やりとりを短くできます。

⑤ 面接後のお礼メールと、選考辞退の連絡

面接後のお礼メール

面接のあとにお礼のメールを送るかどうかは、送らなくてはならないという決まりはなく、企業や状況によって考え方が分かれます。「結果は後日お知らせします」と案内されているときは、送らなくても問題にならないという見方もあります。送る場合は、当日か翌日までに、短くまとめるのが一般的です。面接の時間をとってもらったことへのお礼と、改めて応募する気持ちを一言添える程度で十分です。

お礼メールで、面接で話しきれなかった内容を長く書き足したり、結果を急かしたりする書き方は、避けたほうが無難とされています。企業から「選考中の連絡はこの窓口へ」などの指示があるときは、その方法に合わせます。

選考辞退の連絡

他社に決まった、条件が合わないと分かったなど、選考の途中で辞退する場合も、決まった時点で早めに連絡することが大切です。選考の途中で伝えるときの文例や、内定後に辞退するときの伝え方、電話とメールの使い分けは、内定辞退の伝え方とマナー、複数の内定を比べるときの考え方は複数内定をもらったときの選び方にまとめています。ここでは、短い形だけを示します。

辞退の理由は、詳しく書かなくても差し支えないとされるのが一般的です。ただし、企業から理由を尋ねられたときに、どこまで答えるかは、状況に応じてご自身で判断してください。

⑥ 在職中の連絡の配慮と、エージェント・ハローワーク経由のとき

在職中に連絡をとるときの配慮

在職中の転職活動では、勤務時間中に企業からの電話やメールに対応しづらいことが多くあります。公的な決まりはありませんが、一般に、次のような工夫が考えられます。

• メールの確認は、昼休みや退勤後に：返信は、確認した時点で早めに送ります。深夜や早朝に送ること自体を、禁止する決まりはありませんが、時間帯が気になるときは、メールソフトの「予約送信」を使い、始業後や日中に届くようにする方法もあります
• 電話は、折り返しやすい時間帯を伝える：応募のときや日程調整のメールで、「平日◯時以降、または昼休みの◯時台は電話に出やすい」と書いておくと、企業側も連絡しやすくなります
• 面接の時間帯の希望は、早めに伝える：「就業後の時間帯を希望します」など、事情があれば、日程調整の最初の返信で伝えます。希望に添えるかは企業次第なので、柔軟な姿勢も示しておきます
• 勤務先の端末やメールで、転職活動の連絡をしない：情報が勤務先に伝わるおそれがあります。個人のメールアドレスと、個人の携帯電話を使います

在職中と退職後のどちらで進めるかは、転職活動は在職中・退職後どちらがいい？で比較しています。

転職エージェントやハローワークを通して応募しているとき

転職エージェントを通して応募している場合、面接の日程調整は、企業ではなくエージェントの担当者を窓口にして進めることが一般的です。企業に直接メールを送る前に、まず担当者に相談してください（エージェントの使い方は転職エージェントの使い方｜複数使うべきか）。

ハローワークの紹介による応募については、各労働局・ハローワークのページで、企業向けの案内として「応募者があった場合は、ハローワークの職員から担当者へ電話をし、面接日時の打ち合わせをお願いする」という流れが示されています（大阪労働局・ハローワーク）。また、北海道労働局・ハローワークのオンライン紹介の案内には、応募を辞退する場合は、ご自身から求人者へ連絡するよう書かれています。ただし、手順の細部は地域や求人の種類によって異なる場合があるため、最新の流れはお近くのハローワークでご確認ください。ハローワークと民間のエージェントの違いは転職エージェントとハローワークの違い・使い分け方で整理しています。

メールのやりとりで気持ちが疲れてしまったときや、結果の連絡を待つ時間が長く感じられるときは、転職活動がつらいとき｜気持ちの整え方と、休み方も読んでみてください。転職を急ぐあまり判断を誤らないための考え方は、姉妹記事の転職して後悔しないための考え方で扱っています。

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※本記事は、応募・面接の連絡メールをめぐる一般的な書き方と、公的機関の公表情報をまとめたものです。例文は一般的な書き方の例であり、使用した結果や選考への影響を保証するものではありません。企業ごとの指示や、個別の法令の当てはめ、ハローワークの手続きの詳細は、各企業や、最寄りのハローワーク・都道府県労働局にお尋ねください。