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入社時に必要な書類と手続き｜前の会社から受け取るもの・新しい会社に出すもの

サイト管理人

転職1回・転職活動3回を経験。実体験をもとに情報をお届けします。

① 前の会社から受け取る書類｜名前が似ていても使い道が違う

入社時の書類は、誰に向けた書類かで分けると整理しやすくなります。まず、前の会社から受け取る書類です。長野労働局が公表しているガイドでは、手続きごとに必要な書類が次のように整理されています。

特に混同されやすいのが、離職票と雇用保険被保険者証です。被保険者証は「新しい会社で雇用保険に入るため」、離職票は「失業給付を受けるため」と覚えておくと整理しやすくなります。なお、離職票が国民年金の手続きで求められることはあります（第4章で説明します）。

書類の発行時期や受け取り方法は会社によって異なります。退職日が近づいたら、前の会社の担当者に確認しておくと安心です。入社時期や有給休暇の調整は内定後の入社時期交渉・有給消化のコツで説明しています。

② 年金手帳はなくなった？｜基礎年金番号通知書との関係

「年金手帳を持ってきてください」と言われて、探しても見つからない方もいます。日本年金機構の案内によると、2022年（令和4年）4月以降に初めて被保険者の資格を取得する手続きをする人には、年金手帳の代わりに「基礎年金番号通知書」が発行されます。すでに年金手帳を持っている人には通知書は発行されず、引き続き年金手帳を保管するよう案内されています。

どちらも「基礎年金番号」を確認するための書類です。紛失した場合は、日本年金機構のFAQで、年金手帳・基礎年金番号通知書のどちらをなくしたときも、基礎年金番号通知書が再発行されると案内されています。

入社の手続きでは、会社が「被保険者資格取得届」を日本年金機構に出します。このとき会社は、氏名・生年月日・性別・住所と、マイナンバーまたは基礎年金番号を確認することが示されています。従業員が用意するものとして、基礎年金番号通知書、年金手帳、またはマイナンバーカード（提示のみで提出はしないもの）が挙げられています。書類が見つからないときは、まず入社先の担当者に相談してください。

③ 新しい会社に出す書類と、会社が行う手続き

新しい会社に出す書類は、会社によって細かな指定が異なります。ここでは、公的機関の案内で確認できる、一般的に求められやすいものを整理します。

会社が行う手続き｜入社する側は書類を早めに渡す

日本年金機構の案内では、健康保険・厚生年金保険の「被保険者資格取得届」は、事業主（会社）が、事実の発生から5日以内に年金事務所などへ提出するとされています。家族を扶養に入れる「被扶養者（異動）届」も、従業員が事業主を経由して、事実の発生から5日以内に提出するとされています。入社する側は、会社の案内に合わせて、書類を早めに渡すことが大切です。扶養に入れる家族がいるときは、条件が加入先の健康保険によって異なる場合があるため、入社先の担当者に早めに確認してください。

労働条件が書面で示されているか、求人票と合っているかは、内定後の労働条件通知書の確認ポイントで整理しています。

④ 退職から入社まで空きがあるとき｜国民年金・国民健康保険の期限

退職の翌日に新しい会社へ入社するなら、年金や健康保険は新しい会社で加入する形になります。一方、退職日と入社日の間に日が空くときは、その期間の分を自分で手続きする場合があります。退職日と入社日は、書類を準備する前に確認しておきましょう。

協会けんぽの案内では、退職後は「任意継続」「国民健康保険」「ご家族の健康保険（被扶養者）」のいずれかに加入する手続きが必要とされています。また、国民健康保険の手続きで協会けんぽの資格喪失の証明が必要な場合は、日本年金機構で発行されるため、年金事務所に相談するよう案内されています。

国民年金の保険料の納付が難しいときは、免除・納付猶予の制度があり、退職による特例では、退職した方の前年所得を「ゼロ」として審査するとされています（雇用保険被保険者離職票など、退職の事実がわかる書類が必要）。免除や納付猶予の期間は、将来の老齢基礎年金の額が納付した場合より低くなる点も案内されています。

長野労働局のガイドでは、退職後、年内に再就職しなかった場合は確定申告が必要とされています。住民税は、退職後1か月程度で再就職する場合は入社後の会社で支払い、1か月以上空く場合などは、退職時の一括納付や自分での納付があると示されています。扱いは自治体や退職の時期で異なる場合があるため、前の会社と市区町村にご確認ください。

失業保険（基本手当）の受け取りは、離職票を使ってハローワークで手続きします。条件や流れは退職に伴う手続きと、退職後に使える制度まとめで説明しています。

⑤ 書類が見つからないときの対処

雇用保険被保険者証が見つからない

ハローワーク阿倍野の案内では、紛失したときは「雇用保険被保険者証再交付申請書」と本人確認書類で再交付を申請でき、郵送の場合は通常、約2週間かかるとされています。また、雇用保険の被保険者番号は、マイナポータルで確認できる場合があります（事前の登録と、番号とマイナンバーの紐づけが必要）。詳細は、お近くのハローワークでご確認ください。

年金手帳・基礎年金番号通知書が見つからない

第2章のとおり、基礎年金番号通知書が再発行されます。申請方法は年金事務所やねんきんダイヤルでご確認ください。

源泉徴収票が手元にない

国税庁の案内では、前の勤務先の給与の金額などが確認できないと年末調整は行えず、本人が確定申告で精算することになるとされています。前の会社に発行の時期を確認しておくと安心です。

⑥ 入社前の確認と、関連する記事

入社前に、退職日と入社日の間に空白があるか、前の会社から受け取れる書類とその時期、新しい会社から案内された提出書類と期限、基礎年金番号通知書（または年金手帳）やマイナンバーカードが手元にあるか、の4点を確認しておくと、手続きの抜けに気づきやすくなります。入社を決める前の確認は転職して後悔しないためにも参考になります。在職中に活動するか、退職してから活動するかは転職活動は在職中・退職後どちらがいい？で比較しています。

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※本記事は、転職時の入社書類と手続きについて、公的機関の公表情報をまとめた一般的な情報です。個別の事情に応じた判断や、税務・法律に関するご相談は、入社先の担当者、年金事務所、ハローワーク、市区町村、税務署などの専門窓口にお尋ねください。